De zomer is hét moment om achterstallig onderhoud in AFAS weg te werken. Minder drukte betekent ruimte om processen te verbeteren en fouten te voorkomen. Veel overheidsinstellingen maken te weinig gebruik van deze gelegenheid. Vellow leert je welke onderhoudstaken je juist nu kunt oppakken om straks efficiënter te werken en meer grip te houden op je administratie.

1. Verwijder overbodige of dubbele personeelsdossiers

Verouderde of dubbele gegevens zorgen niet alleen voor ruis in je systeem, maar ook voor fouten in rapportages of signaleringen. Gebruik de zomerperiode om je dossiers op te schonen. Zo start je het nieuwe kwartaal met een overzichtelijke en actuele database.

2. Controleer en actualiseer autorisaties en rollen

Zijn alle gebruikers nog actief? Heeft iedereen toegang tot de juiste onderdelen? Door regelmatig autorisaties te controleren, voorkom je dat gebruikers onterecht toegang houden of juist functies missen die ze nodig hebben. Richt de rollen efficiënt in op basis van functiegroepen, zodat je dit centraal kunt beheren.

3. Optimaliseer bestaande workflows voor efficiëntie

Workflows vormen het kloppend hart van AFAS. Maar na verloop van tijd sluiten ze niet altijd meer aan op de werkpraktijk. De zomer is het perfecte moment om je workflows onder de loep te nemen en te stroomlijnen: minder stappen, minder uitzonderingen en meer duidelijkheid voor alle betrokkenen.

4. Herzie signaleringen en notificaties

Signaleringen zijn alleen waardevol als ze relevant en actueel zijn. Zijn er meldingen die structureel genegeerd worden? Of signalen die te laat binnenkomen? Door ze te herzien, verhoog je de effectiviteit van je signaleringssysteem en voorkom je dat belangrijke wijzigingen over het hoofd worden gezien.

5. Werk dashboards bij op basis van beleidsdoelen

De informatiebehoefte binnen een organisatie verandert voortdurend. Zorg dat je dashboards meebewegen. Pas bestaande rapportages aan en voeg nieuwe KPI’s toe die aansluiten bij je beleid. Denk aan verzuim, bezetting of openstaande taken per afdeling. Zo blijf je sturen op wat écht telt.

6. Evalueer en documenteer je processen

Wat werkt goed en wat niet? Door periodiek je processen te evalueren, voorkom je dat verouderde werkwijzen blijven bestaan. Leg daarnaast vast hoe processen zijn ingericht, zodat nieuwe medewerkers snel kunnen instappen en wijzigingen beter beheersbaar blijven. Dit is bij uitstek een taak die je structureel kunt oppakken via functioneel beheer.

7. Herstructureer het selfservice-portaal

Medewerkers vinden het prettig om zaken zelf te regelen, maar dan moet het portaal wel logisch zijn ingericht. Check of het selfservice-menu duidelijk is, de documenten op de juiste plek staan en het aanvraagproces soepel verloopt. Een kleine aanpassing kan grote impact hebben op de gebruikerservaring.

8. Ruim testdata en tijdelijke instellingen op

Tijdens implementaties of tests worden vaak tijdelijke velden, testgebruikers of fictieve dossiers aangemaakt. Als deze blijven staan, beïnvloeden ze rapportages en kunnen ze verwarring veroorzaken. Door de zomer te benutten voor opschoning, voorkom je dat deze gegevens structureel blijven rondslingeren.

9. Plan trainingen of refresh-sessies voor gebruikers

Nieuwe functionaliteiten worden vaak niet benut omdat medewerkers ze simpelweg niet kennen. Een korte training of opfrissessie zorgt ervoor dat gebruikers het systeem weer optimaal inzetten. De zomerperiode is ideaal om deze sessies te plannen, zeker als het tempo even wat lager ligt.

10. Schakel experts in voor structurele optimalisatie

Wil je meer doen dan alleen opruimen? Dan is dit hét moment om externe expertise in te schakelen. Een frisse blik helpt bij het ontdekken van blinde vlekken en het structureel verbeteren van je systeem. Overweeg een consultancytraject of laat je begeleiden bij het herinrichten van AFAS voor de lange termijn.

Vellow helpt overheden bij duurzaam onderhoud van AFAS

AFAS onderhouden is geen luxe, maar noodzaak. Vellow helpt overheidsinstanties om hun systeem klaar te maken voor de toekomst. Van snelle optimalisaties tot volledige procesherinrichting: wij zorgen dat je grip houdt op je HR- en administratieve processen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen over AFAS-onderhoud tijdens de zomer

Wanneer plan je het beste AFAS-onderhoud?

De zomerperiode is ideaal, omdat veel processen tijdelijk stilliggen. Hierdoor kun je ongestoord testen, opschonen en verbeteren zonder impact op de dagelijkse gang van zaken.

Wie is verantwoordelijk voor periodiek onderhoud in overheidsinstellingen?

Dit verschilt per organisatie, maar vaak ligt het bij de functioneel beheerder of HR-administratie. Een duidelijke taakverdeling voorkomt dat onderhoud vergeten wordt.

Kun je AFAS-onderhoud uitbesteden aan externe experts?

Ja, Vellow biedt ondersteuning op maat. Van éénmalige optimalisaties tot structurele begeleiding: externe experts brengen overzicht, ervaring en snelheid in het onderhoudsproces.