Dagelijks staat Veiligheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) klaar voor de veiligheid en gezondheid van duizenden mensen. Met een motor die draait op samenwerking, betrouwbaarheid en snelheid. Een organisatie met duizenden medewerkers, uiteenlopende disciplines en processen die deels op papier, deels in systemen en deels in de hoofden van collega’s zaten. Dat was de realiteit toen de organisatie besloot te investeren in één geïntegreerd systeem. “Onze ambitie was duidelijk” vertelt Lindsay, projectleider van de implementatie bij VGGM. “We wilden van ad hoc werken naar gestandaardiseerd werken. Eén manier, één waarheid in data – en een fundament waarop we verder kunnen bouwen.” Wat volgde, was geen standaard implementatie. Maar een traject waarin systemen, processen én mensen gelijktijdig in beweging moesten komen.

Een organisatie met impact – én complexiteit

VGGM is de veiligheids- en gezondheidsregio voor een groot deel van Gelderland. Met zo’n 2.500 medewerkers en 8 verschillende organisatieonderdelen – van brandweer en ambulancezorg tot GGD en jeugdgezondheidszorg – is de diversiteit groot. “Wij regelen vanuit onze bedrijfsvoering alles voor die verschillende onderdelen” legt Lindsay uit. “Maar ieder onderdeel had ook zijn eigen manier van werken, systemen en behoeften.” En dat zorgde voor uitdagingen. Systemen binnen VGGM raakten verouderd, processen sloten niet meer aan op de groei van de organisatie en data zat verspreid over verschillende plekken. “Alles bestond uit losse pakketten” zegt Lindsay. “Finance, HR, Inkoop: allemaal los van elkaar. Terwijl we juist wilden samenwerken en sturen op één geheel.”

De keuze voor AFAS was dan ook een logische stap. Niet alleen om systemen te vervangen, maar om de organisatie als geheel te professionaliseren. “We wilden naar één betrouwbare databron” vertelt Lisa, business analist bij VGGM. “Zodat we processen beter konden inrichten, data kloppend kregen en écht konden sturen op informatie.”

Niet alleen een systeem

… maar vooral een partner die kon meedenken, meebewegen en waar nodig de regie durfde te nemen. Dáár begon de zoektocht. Via AFAS kwam VGGM in contact met Vellow. En wat begon met één adviseur, groeide al snel uit tot een intensieve samenwerking. “Seif was er al vroeg bij betrokken” vertelt Lindsay. “Vanaf dat moment merkte je: dit is niet iemand die alleen adviseert, maar echt onderdeel wordt van het team.” Die rol werd gedurende het traject alleen maar belangrijker. “We kregen vanuit AFAS een enorme hoeveelheid vraagstukken en huiswerk op ons af” zegt Lindsay. “Van inrichting tot beleid en proceskeuzes. Dan heb je iemand nodig die niet alleen het systeem kent, maar ook begrijpt wat een organisatie zoals VGGM nodig heeft.”

Samen met Vellow maakte Lindsay een strak projectplan. “We hebben het traject opgeknipt in fases” vertelt ze. “Per onderdeel bepaalden we wat prioriteit had, wat nodig was en hoe we dat gingen aanvliegen.” Elke fase volgde dezelfde opbouw: analyse, impactbepaling, inrichting, testen, livegang en optimalisatie. “Dat ritme gaf houvast. Zeker omdat er ondertussen ook veel veranderde binnen de organisatie zelf.”

 “Op momenten dat er ergens capaciteit of kennis ontbrak, kon Vellow direct schakelen. Dat gaf rust. Je wist: als er iets ontstaat, wordt het opgevangen.”

- Lindsay, projectleider VGGM

Veel meer dan een implementatie

AFAS moest op alle fronten worden ingericht. Het traject startte met Finance, Inkoop en CRM. Daarna volgde de meest impactvolle fase: HRM en Payroll. “Dat was meteen het spannendste onderdeel” vertelt Petra, projectleider HRM, die in deze fase nauw betrokken raakte. “HRM en payroll raken de complete organisatie. Iedereen krijgt ermee te maken. We hebben het over zo’n 2.500 medewerkers. Dan móét het gewoon goed gaan.” Juist in deze fase werd duidelijk dat het project verder ging dan een systeemimplementatie.

 “Veel processen stonden nog niet op papier” vertelt Petra. “We moesten de kennis echt uit de organisatie ophalen en samen met Vellow bepalen hoe we processen gingen inrichten.” Ook Lindsay zag dat terug: “Normaal implementeer je op basis van bestaande processen en beleid. Hier moesten we dat deels nog onderweg vormgeven. Dat maakte het traject intensief en complex, maar ook waardevol.”

Wat me al snel opviel, was de goede onderlinge werksfeer bij Vellow. Ze bewaarden de rust, maakten tijd voor een grapje en deden alles met integriteit. Hun flexibiliteit en pragmatische houding zijn goud waard.

- Petra, projectleider VGGM

Schaken op meerdere borden

Die complexiteit zat niet alleen in de inrichting, maar ook in de organisatie zelf. Verschillende cao’s, uiteenlopende werkprocessen en een grote groep eindgebruikers; van ambulancepersoneel tot vrijwillige brandweerlieden. “Echt iedereen moest over naar AFAS” zegt Lindsay. “Alle managers, alle medewerkers, alle vrijwilligers. Dat maakte de impact enorm.”

Daar kwamen technische uitdagingen bij. Want VGGM werkte met een landschap aan verschillende systemen die allemaal moesten blijven functioneren. “Systemen voor roosters, urenregistratie en specialistische toepassingen moesten gekoppeld worden. Bijvoorbeeld het VeiligheidsPaspoort van de brandweer. Dat hebben we gekoppeld aan AFAS, zodat urenregistratie en verloning automatisch goed verlopen” vertelt Lindsay.

Voor Marit, functioneel beheerder bij VGGM, werd juist in deze fase de complexiteit zichtbaar. “Tijdens dit enorme traject maakte ik zelf de overstap van HRM naar functioneel beheer” vertelt ze. “Ik zat nog midden in de inrichting van HRM. En tegelijkertijd moest alles blijven werken voor de organisatie. Dan merk je pas hoe afhankelijk alles van elkaar is. Je kunt niet zomaar iets aanpassen zonder dat het ergens anders impact heeft.”

Het voelde soms als schaken op verschillende borden. Dit vat het traject goed samen. Maar uiteindelijk hebben we die borden overal schaakmat gespeeld.

- Seif, senior consultant Vellow

Die afhankelijkheden?

Die vroegen niet alleen om inhoudelijke kennis, maar ook om continu schakelen. “Tijdens de implementatie veranderde onze bezetting regelmatig” vertelt Lindsay. “Mensen vertrokken, rollen verschoven. Dit maakte het soms lastig om de voortgang vast te houden.” Juist op die momenten maakte de samenwerking het verschil. Dat is meteen wat Marit écht is bijgebleven: “Waar gaten vielen, sprong Vellow bij” vertelt ze. “Of het nu ging om inrichting, testen of meedenken over oplossingen; er was altijd iemand die het oppakte. Daardoor konden we door. Je hebt in zo’n traject namelijk geen ruimte voor stilstand.”

De kracht van samenwerking

De inrichting van met name HR vroeg om intensieve samenwerking tussen VGGM, Vellow en AFAS. “We hebben per proces workshops gedaan” vertelt Petra. “Dat duurde wel 10 tot 12 dagen, om samen te bepalen hoe de inrichting eruit moest zien.” Marit speelde hierin een belangrijke rol vanuit functioneel beheer. “Door mijn HRM-ervaring kon ik de vertaalslag maken naar de praktijk” zegt ze. “Samen met Vellow hebben we bepaald hoe processen in AFAS moesten landen. Ik heb in deze periode veel met Mel en Seif samengewerkt. Zij zijn echt experts. En als iemand iets niet wist, werd er meteen iemand anders aangehaakt.”

Ook Lisa herkent dat: “Waar we vastliepen, wist Vellow hoe we verder konden” vertelt ze. “Je had altijd het gevoel dat je een sterke back-up had.”

Onder druk ontstaat glans

Zoals in ieder groot project, waren er momenten waarop alles samenkwam. En dan kan het, zelfs na wekelijkse validatiesessies en testen, even spannend worden. Lisa herinnert zich de periode in december 2025, vlák voor livegang, nog goed. “In december moesten we het formatiebeheer nog volledig goed krijgen. Daar hing het hele HRM-deel aan vast. We hebben avonden en weekenden gewerkt” vertelt Lisa. Dat vroeg iets van de collega’s bij VGGM – maar ook van Vellow. “Dit was echt een cruciaal moment,” vult Linsday aan. “Maar juist dan zie je wat een samenwerking waard is. Vellow zette zich voor de volle 100% in. Iedereen stond er, en we hebben het gehaald!”

Adoptie en verandering

Naast techniek en inrichting, was adoptie een belangrijk onderdeel van het traject. Dus na een volledig ingerichte opleidingsweek voor key-users, was er nog steeds werk aan de winkel. “We moesten alle 2.500 medewerkers meenemen” vertelt Marit. De oplossing daarvoor? Instructievideo’s. “Voor alle processen hebben we samen met Vellow video’s gemaakt. Van simpele handelingen tot uitgebreide workflows. Mensen kunnen die altijd terugkijken – dat werkt heel goed. En maakt collega’s meteen een stuk onafhankelijker.”

Maar adoptie zit niet alleen in middelen: het zit ook in mensen. Voor Marit zelf betekende het traject een grote stap in haar ontwikkeling als functioneel beheerder. “Ik ben tijdens dit project echt meegenomen in het werk door Vellow” vertelt ze. “Ik mocht overal bij aansluiten en meekijken. Daardoor ben ik zelf ook beter geworden in mijn vak.” Die intensieve samenwerking zorgde ervoor dat kennis niet alleen werd toegepast, maar ook werd overgedragen. “Je merkt dat er bij Vellow ontzettend veel kennis zit” vertelt Marit. “En hun snelheid is echt ongekend.”

Ik vond de implementatie ook vooral leuk. En dat kwam door de expertise en gezelligheid vanuit Vellow. Dat is enorm veel waard in zo’n proces. We hebben een hele leuke tijd gehad!

- Marit, functioneel beheerder VGGM

Een stevige basis

De impact op de manier van werken is inmiddels zichtbaar. “Managers hebben nu meer eigenaarschap” vertelt Lindsay. “Ze pakken hun processen zelf op. Wij kunnen sturen en controleren, in plaats van alleen verwerken.” Inmiddels draait AFAS volledig binnen VGGM, en worden salarissen uit het systeem betaald. “80% van onze processen is sneller en efficiënter geworden” vertelt Petra. “Dat is echt een enorme stap.” Ook op andere vlakken is vooruitgang geboekt, benadrukt Lindsay: “We hebben veel systemen uitgefaseerd. AFAS is nu leidend in onze bedrijfsvoering. Alles komt samen op één plek.”

En voor de medewerkers? Is het verschil ook merkbaar. “Het gebruiksgemak is echt verbeterd” vertelt Marit. “Eén centrale plek, duidelijk overzicht. Dat maakt het werk gewoon makkelijker.”

Blijven ontwikkelen

Hoewel de basis staat, ziet VGGM dit nadrukkelijk als een startpunt. “We zijn nog maar net begonnen” vertelt Petra. “De komende periode staat in het teken van optimalisatie en verdere ontwikkeling.” Ook Vellow blijft daarbij betrokken. “Ze ondersteunen ons in de beheerorganisatie én bij kennisoverdracht” zegt Marit. “En het is fijn dat we altijd op ze kunnen terugvallen.”

Vellow zat overal in. Richting geven, coördineren, uitvoeren, ondersteunen. In het hele project zie je ze terugkomen. Ook op mensniveau. Ze zijn van alle markten thuis!

- Lisa, business analist VGGM

Een partner die verschil maakt

Terugkijkend op het traject is er één gemene deler: de kracht van de samenwerking. “Vellow combineert kennis met proactiviteit” vertelt Lindsay. “Ze zien vaak al waar het naartoe gaat, nog voordat het een probleem wordt. Seif was echt mijn rechterhand in dit proces.” Die vooruitziende blik werd in de praktijk continu zichtbaar. Niet alleen in advies – maar juist in het meewerken en het oppakken van verantwoordelijkheid wanneer dat nodig was. “Waar iets ontstond, werd het opgepakt” zegt Lindsay. “Dat gaf vertrouwen en continuïteit.”

Voor Lisa zat de kracht vooral in de combinatie van inhoud en betrokkenheid. “Vellow was overal in het project zichtbaar” vertelt ze. “Van inrichting en data tot processen en integraties. Maar wat het voor mij echt onderscheidend maakt, is dat je altijd ergens terecht kunt. Je loopt niet vast, omdat er altijd iemand is die met je meedenkt.”

Ook op operationeel niveau werd de goede samenwerking gevoeld. “De snelheid is echt ongekend” zegt Marit. “Je kunt direct door, en dat maakt zo’n traject veel prettiger.” Voor Petra, als ervaren projectleider, zat de meerwaarde vooral in de rust en het overzicht. “Vellow vormde continu de brug tussen onze organisatie en AFAS” vertelt ze. “Met veel kennis van zaken, maar ook met rust en vertrouwen. Dat heb je nodig als er zoveel tegelijk speelt. Dat maakt Vellow voor mij een partner waar je echt op kunt bouwen, juist in dit soort complexte trajecten!”