Veel gemeenten worstelen met een versnipperd subsidieproces. Verschillende afdelingen, handmatige controles en onoverzichtelijke Excel-bestanden zorgen voor vertraging en fouten. AFAS biedt een geïntegreerde oplossing waarmee je het subsidiebeheer stroomlijnt, automatiseert en onder controle krijgt. Maar, hoe werkt dat nou precies?

Van Excel naar grip:
waarom digitalisering nodig is

Subsidiebeheer gebeurt bij veel gemeenten nog handmatig. Aanvragen worden ingevoerd in spreadsheets, communicatie loopt via e-mail en de goedkeuring is vaak onoverzichtelijk. Dit leidt tot:

• Fouten in toekenningen

• Vertraging in betalingen

• Gebrek aan controle en overzicht

Een digitale omgeving zoals AFAS maakt hier een einde aan, door één centrale werkwijze te bieden.

Wat doet AFAS voor subsidiebeheer?

AFAS ondersteunt het volledige subsidieproces: van aanvraag tot toekenning en uitbetaling. Elke stap is digitaal te volgen en wordt ondersteund door heldere workflows. Hierdoor weet elke medewerker wat zijn rol is en wanneer actie nodig is. Denk aan automatische signaleringen, standaard goedkeuringsroutes en realtime rapportages.

Slimmer werken: automatisering van het subsidieproces

Met AFAS automatiseer je repetitieve stappen in het subsidieproces. Ingevulde formulieren worden automatisch verwerkt, statussen worden bijgewerkt en betalingen worden klaargezet zonder handmatige handelingen. Dit verkort de doorlooptijd aanzienlijk en verkleint de kans op fouten. Ook controles op budgetten of richtlijnen worden geautomatiseerd uitgevoerd.

Risico’s beperken: betere controle op subsidiegelden

Onrechtmatige subsidies kunnen leiden tot grote reputatieschade en financiële gevolgen. AFAS ondersteunt gemeenten met transparantie en controle. Audit trails maken elke stap inzichtelijk en verantwoording is altijd beschikbaar. Vergelijk traditioneel subsidiebeheer met AFAS:

Betere samenwerking tussen afdelingen

Het subsidieproces raakt meerdere teams: beleid, financiën, administratie. Met AFAS werk je in één systeem, waardoor communicatie efficiënter verloopt. Taken worden toegewezen via workflows en iedereen kijkt naar dezelfde gegevens. Dit voorkomt dubbel werk en vergissingen.

Gebruiksvriendelijke aanvraagprocessen voor burgers

Voor aanvragers biedt AFAS een heldere interface. Via een online portal kunnen burgers hun subsidie aanvragen, documenten uploaden en de status volgen. Dit verhoogt het gebruiksgemak én het vertrouwen in de dienstverlening van de gemeente.

De rol van functioneel beheer in succesvol subsidiebeheer

Een soepel ingericht subsidieproces vraagt om goed beheer. De consultant zorgt ervoor dat het systeem aansluit op de gemeentelijke praktijk en past instellingen aan waar nodig. Denk aan het toevoegen van nieuwe subsidiestromen of het bijstellen van workflows.

Jouw subsidieproces optimaliseren? Zo werkt Vellow

Elke gemeente is anders. Daarom kijkt Vellow niet alleen naar de techniek, maar ook naar de organisatie en processen. Met onze pakket helpen we bij de inrichting van AFAS en zorgen we dat je processen echt efficiënter gaan lopen. Zo halen we samen het maximale uit je systeem.

Veelgestelde vragen over subsidiebeheer met AFAS

Hoe verkort AFAS de subsidieaanvraag?

Door het gebruik van geautomatiseerde workflows, portalen en signaleringen. Hierdoor worden handmatige stappen vervangen door vaste processen, wat de doorlooptijd verkort en fouten voorkomt.

Wat doet functioneel beheer bij subsidiebeheer?

Functioneel beheerders richten het subsidieproces in binnen AFAS, beheren de workflows en zorgen dat het systeem blijft aansluiten op nieuwe eisen of subsidieregelingen. Ze zijn de schakel tussen techniek en organisatie.